Envolvimento da Equipe na Implantação de um ERP

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Envolvimento da Equipe na Implantação de um ERP

A Enterprise Resource Planning (ERP) nada mais é do que um software que atua integrando todos os dados e processos da empresa em um único sistema integrado de gestão empresarial.

O sistema conta com diversas vantagens e atua diretamente na eficiência da empresa.

Porém, para garantir todas essas vantagens trazidas pela adoção de um programa ERP e ainda para que ele atinja todo o seu potencial, é necessário que se realize a capacitação dos seus colaboradores e tenha um envolvimento da equipe para essa implantação.

Quer saber mais sobre o ERP e a importância do envolvimento da equipe para sua utilização? Continue lendo este post.

Principais vantagens de adotar um sistema ERP

Podemos apontar como principais vantagens para conseguir o envolvimento da equipe para implantação do ERP:

- Aumento da eficiência na gestão empresarial;

- Redução de custos e do tempo despendido;

- Tomada de decisões baseada em fatos e dados;

- Maior integração dos setores;

- Diminuição do número de empregados necessários no departamento pessoal.

Dessa forma, a principal vantagem em adotar um sistema ERP consiste em que ele permite que funcionários e gestores tenham acesso em tempo real a todos os processos, informações e ocorrências da empresa, permite uma resposta mais rápida a eventuais falhas e ainda facilita a tomada de decisões e o envolvimento da equipe.

O que você precisa saber antes de implantar um ERP

Existem no mercado diversas opções de softwares diferentes que atuam como o sistema integrado de gestão empresarial.

E, diante do fato de ele não ser apenas uma solução tecnológica, mas também parte da estratégia adotada pela empresa, é necessário que se faça uma pesquisa das possibilidades e escolha o que melhor atende aos seus objetivos de longo prazo e cultura organizacional.

Além disso, permite que você escolha aquelas funcionalidades do programa que melhor atendam aos interesses de sua empresa e são essenciais para que seja possível estabelecer o plano de ação.

Para isso, o gestor deve realizar um diagnóstico da empresa, ou seja, conhecer como funciona todos os seus departamentos, quais são suas necessidades e qual é o comportamento dos seus colaboradores perante o novo instrumento de trabalho e melhorar o envolvimento da equipe. 

Permitindo, ainda, determinar quais são os setores e equipes em situação mais crítica que necessitam da ferramenta de modo mais urgente.

Após este diagnóstico, fica mais fácil determinar qual programa irá se adequar a sua realidade e os seus colaboradores se adaptarão melhor.

Processo de implantação do ERP

O processo de implementação do ERP nada mais é do que um projeto onde se utiliza as técnicas de gestão de projeto e se escolhe uma metodologia específica para que ocorra a implantação.

A metodologia a ser adotada é dividida em fases, cada uma delas com técnicas e recursos específicos, além de resultados a serem alcançados.

Em qualquer implantação há pelo menos três etapas:

- Com base no diagnóstico realizado, o gestor determina como e quando o ERP será implantado. Por exemplo, define-se quais setores serão informatizados primeiro. Ou seja, nesta etapa é definido qual será o plano de ação.

- Início da execução do plano de ação, ou seja, começa a implantação do ERP e são demonstradas todas as funcionalidades do sistema para os colaboradores.

- O ERP começa a funcionar e ser utilizado pelos colaboradores. Nesta fase, é possível acompanhar os seus resultados.

Por que precisa de um planejamento para implantá-lo?

O ERP atua integrando todos os departamentos, processos, dados e informações da empresa. Por ser um sistema único para todas essas informações, a sua implementação demanda grande esforço de gestão empresarial e são complexas.

Imagine se na sua empresa todas as informações estão em documentos físicos e você precisa transferir toda essas informações para um sistema eletrônico.

Vai levar um tempo considerável e ainda vai demandar que os funcionários se habituem a essa nova forma de trabalho, certo? O mesmo vale para implantar um sistema ERP.

Ou seja, não só demanda tempo como essas mudanças atingem o core business da empresa, o que por conseguinte transforma a maneira de lidar, as divisões do negócio e deve haver um período de adaptação.

Dessa forma, para garantir que o sistema funcione da melhor forma possível, é necessário que se faça um planejamento por um período de médio a longo prazo para a implantação.

Inclusive com previsão para treinamento da equipe, a fim de que todos os colaboradores se habituem a usar as novas ferramentas e técnicas utilizadas pelo sistema.

Por que é importante adotar um processo de treinamento para o uso do ERP?

Uma vez implantado o sistema ERP na empresa, há uma mudança tecnológica que influencia todos os setores e áreas da organização, principalmente em relação aos colaboradores e equipes.

Como se sabe, o que movimenta uma empresa são as pessoas que estão nela e são eles que determinam se determinada ferramenta vai ter sucesso ou não.

Assim, não basta ter o melhor programa de ERP se os seus colaboradores não saber utilizá-lo.

E não é só isso, muitas pessoas são resistentes à utilização de novas ferramentas e soluções. Isso também deve ser levado em consideração quando do planejamento.

Como fazer esse treinamento?

Diante da resistência de alguns colaboradores, o primeiro passo que deve ser feito é engajar os colaboradores com a ideia por meio da realização de reuniões com a equipe, demonstrando como a ferramenta funciona na prática e como ela vai deixar o trabalho ainda mais eficiente, melhorando o resultado de trabalho de todos.

Posteriormente, uma vez compreendida a importância da ferramenta, inicia-se a fase de treinamento propriamente dito dos usuários, onde os colaboradores treinam a utilização do sistema no seu próprio ritmo e sanando todas as dúvidas que venham a surgir.

Dessa forma, capacitar os colaboradores para a utilização do sistema não é um custo, mas, sim, um investimento e deve ser realizado a fim de que os colaboradores se acostumem com os novos procedimentos do TI, e ainda:

- Tirem o máximo de proveito que podem obter diante da utilização da ferramenta;

- Realizem seu trabalho de forma mais eficiente;

- Previnam eventuais falhas e erros pelo uso inadequado;

- Conheçam e se integrem a uma nova cultura empresarial.

Lembre-se: se o colaborador encontrar dificuldades na utilização da ferramenta, ele irá desistir da sua utilização ou fará um uso inadequado, consequentemente gerando atrasos e prejuízos para a empresa.

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